Wat is onkosten doorberekenen?
Je maakt weleens kosten die eigenlijk voor je opdrachtgever zijn: een treinkaartje naar de klant, parkeerkosten, materiaal dat je inkoopt voor een klus. Die kosten mag je terugvragen aan je opdrachtgever. Dat heet onkosten doorberekenen (of doorfactureren).
Belangrijk om te weten: zodra je deze kosten doorberekent, worden ze onderdeel van jouw omzet. Je verkoopt namelijk niet "een treinkaartje", maar jouw dienst — waar die reis onderdeel van is.
Hoe factureer ik onkosten door aan mijn opdrachtgever?
Stap 1: Boek de kosten gewoon als jouw eigen zakelijke uitgave
Zet de bon of factuur in de Webapp, zoals je met elke andere zakelijke uitgave doet. Wij verwerken deze bij je btw-aangifte, zodat de btw die jij betaalde wordt teruggevraagd.
Stap 2: Zet het bedrag exclusief btw op je factuur
Haal de btw eraf die je zelf hebt betaald (bijvoorbeeld 9% op een treinkaartje), en zet dat nettobedrag als aparte regel op je factuur.
Stap 3: Reken over het totaal jouw eigen btw-tarief
Niet het btw-tarief dat je zelf betaalde, maar het tarief dat voor jóúw dienst geldt (meestal 21%). Dat reken je over de hele factuur — dus ook over de doorberekende kosten.
Voorbeeld
Je factureert een opdracht van € 1.000 en had een treinkaartje Utrecht–Amsterdam van € 16,00 (9% btw).
Omschrijving | Bedrag |
Treinkaartje (incl. 9% btw) | € 16,00 |
Treinkaartje excl. btw (€16,00 ÷ 1,09) | € 14,68 |
Op je factuur: |
|
Opdracht | € 1.000,00 |
Reiskosten Utrecht–Amsterdam | € 14,68 |
Subtotaal | € 1.014,68 |
21% btw | € 213,08 |
Totaal | € 1.227,76 |
Je betaalde dus 9% btw over het kaartje, maar rekent 21% aan je opdrachtgever — omdat het onderdeel is van je dienstverlening.
Let op bij gemengde facturen (goederen én diensten): gelden er verschillende btw-tarieven voor wat je levert? Dan mag je dit niet kunstmatig samenvoegen of splitsen om een lager tarief te krijgen. Lees hoe de Belastingdienst dit beoordeelt.
Hoe vraag ik aan een andere freelancer of ondernemer om kosten aan mij door te rekenen?
Ben je zelf opdrachtgever en schakel je een andere zzp'er of ondernemer in? Dan kun jij ook onkosten laten doorberekenen op de factuur, die je ontvangt. Zo pak je dat aan:
Maak vooraf schriftelijk afspraken. Leg vast welke kosten je vergoedt (reiskosten, materiaal, parkeren), en of dit op basis van bonnetjes gaat of als vaste vergoeding.
Vraag om de kosten als aparte regel op de factuur. Zo zie je precies wat het tarief was en wat er is doorberekend.
Verwacht het btw-tarief van de hoofddienst. De ondernemer die aan jou factureert, rekent over de doorberekende kosten hetzelfde btw-percentage als over zijn eigen dienst (meestal 21%) — ook als hij zelf een lager percentage betaalde.
Bewaar de factuur gewoon als normale inkoopfactuur. Jij verwerkt het hele bedrag (dienst + doorberekende kosten) als kosten in jouw administratie in The Bookie Webapp, inclusief de btw die je eventueel terugvraagt.
Je hoeft dus niet apart naar het originele treinkaartje of bonnetje van de ander te vragen — dat blijft in de administratie van degene die factureert. Voor jou telt de factuur die je ontvangt.
Ontvang je toch een declaratieformulier? Dan verwerk je dat al kosten in je administratie. Hier zijn twee manieren voor: de originele bonnen OF de pdf van het declaratieformulier met de bonnen als 1 uitgave.
Wat is het verschil met declareren?
Dit raakt vaak door elkaar, maar het zijn twee verschillende dingen:
| Onkosten doorberekenen | Declareren |
Wie doet het | Ondernemer aan ondernemer (zzp'er/bedrijf aan opdrachtgever) | Werknemer aan werkgever of zodra je met vrijwilligers of mensen werkt die niet factureren |
Hoe | Via een factuur, met btw | Via een declaratieformulier, zonder btw |
Boekhoudkundig | Telt mee als omzet bij jou | Geen omzet — een onbelaste vergoeding van privé gemaakte kosten |
Btw | Je rekent je eigen btw-tarief over het doorberekende bedrag | Geen btw van toepassing |
Kort gezegd:
Declareren hoort bij een loondienstverband of als je als vrijwilliger kosten maakt — de werkgever, stichting of ondernemer vergoedt kosten die de werknemer of vrijwilliger voor het (vrijwilligers)werk maakte, zonder dat hier btw of omzet bij komt kijken.
Doorfactureren speelt tussen ondernemers onderling: het gaat via een factuur, telt mee als omzet, en er komt btw bij kijken.